OneDrive personal berbeda dengan OneDrive for Business. Jika OneDrive digunakan untuk menyimpan data pribadi, OneDrive for Business merupakan penyimpanan berbasis online yang di tujukan untuk bidang bisnis. OneDrive for Business ini akan dikelola oleh Anda dan rekan kerja, sebagai suatu tim dalam organisasi.
Pros:
- Meningkatkan efisiensi kerja
- Meminimalisasi penggunaan flashdisk
- Bekerja secara kolaboratif
- Dapat dilakukan monitoring dokumen dengan Microsoft 365
Fungsi dan Kegunaan OneDrive for Business
Penyimpanan Cloud Pribadi untuk Karyawan
Kekuatan nyata di balik OneDrive for Business disamping memiliki 1 TB storage adalah memberikan karyawan tempat untuk menyimpan file dan mengerjakan dokumen yang dapat diakses dari mana saja. Orang-orang dapat membuat dokumen dalam ruang OneDrive mereka atau mengunggah dokumen dan file dan memiliki banyak alat yang dapat mereka gunakan untuk mengatur konten pribadi mereka.
Salah satu keuntungan terbesar OneDrive for Business adalah memberdayakan pengguna untuk berinteraksi dengan file MS Office dengan mudah. Pengguna bisnis dengan OneDrive for Business memiliki fungsionalitas penuh dari PowerPoint, Word, Excel, dan sebagian besar aplikasi Office 365 lainnya yang berinteraksi dengannya secara mulus dalam berbagai cara.
Membagikan File dan Mengelola Keamanan
OneDrive for Business memungkinkan pengguna untuk berbagi informasi dengan aman dan mengontrol tingkat keamanan melalui akses langsung atau tautan untuk mengedit atau menampilkan file. Hal ini juga dapat dilakukan di tingkat folder dalam OneDrive untuk mengaktifkan akses ke sekumpulan file atau folder di dalam drive.
Hal ini sangat memudahkan pengguna untuk berkolaborasi dalam proyek atau menyelesaikan dokumen sebelum diterbitkan ke ruang yang lebih terlihat di Office 365 seperti situs SharePoint atau Microsoft Teams. Berbagi juga dapat dilakukan langsung dari aplikasi kantor tanpa harus menavigasi ke antarmuka lain. Hal ini secara alami membuat pengalaman kolaborasi menjadi lebih mulus.
Organisasi yang mengelola Office 365 bisa menentukan apakah informasi bisa dibagikan secara eksternal, dan izin serta properti untuk file dalam OneDrive for Business juga bisa dikelola. Dengan beberapa lisensi, bisnis bisa mendapatkan laporan dan mengelola keamanan berdasarkan apakah dokumen pengguna memiliki konten sensitif di dalamnya atau tidak.
Pendeteksian ransomware akan memberi tahu Anda ketika OneDrive file telah diserang dan memberikan panduan untuk memulihkan file. Ransomware adalah jenis perangkat lunak berbahaya (malware) yang dirancang untuk memblokir akses ke file hingga Anda membayar uang.
OneDrive Memiliki Aplikasi Perangkat Seluler
OneDrive for Business dapat diinstal dan disinkronkan ke perangkat seluler, baik Android atau IOS. Beberapa lisensi mengaktifkan kontrol organisasi di sekitar perangkat mana yang dapat mengakses informasi OneDrive for Business, dan dari mana alamat IP dan pengguna domain dapat menyambungkan ke OneDrive for Business mereka.
OneDrive for Business Terintegrasi dengan Microsoft Teams, Exchange Email, dan SharePoint
Ruang “Obrolan” pribadi di Microsoft Teams yang memungkinkan percakapan obrolan persisten bersama dengan satu atau beberapa pengguna menggunakan OneDrive for Business untuk memungkinkan pengguna tersebut berbagi file. Saat Kamu mengunggah file ke Teams, itu sebenarnya diunggah ke OneDrive for Business dan secara otomatis dibagikan dengan pengguna lain di ruang obrolan.
Kamu diberi opsi yang sama jika Anda mengunggah dokumen sebagai lampiran email- dokumen tersebut dapat diunggah ke OneDrive Anda dan dibagikan melalui tautan di dalam email untuk mengurangi versi duplikat dokumen agar tidak dibuat.
Dimungkinkan juga untuk memindahkan atau menyalin dokumen ke lokasi berbeda di Office 365 dari dalam interface OneDrive for Business. Hal ini sangat berguna saat berbagi ke situs SharePoint atau tim dan grup yang ada di seluruh organisasi.
Versioning, “Backup” dan Recycle Bin
Microsoft adalah salah satu organisasi pertama yang mengaktifkan kapabilitas “pembuatan versi” dokumen , di mana pengguna pada dasarnya dapat kembali ke masa lalu melalui perubahan pada dokumen Office yang disimpan di SharePoint, Office 365 atau OneDrive for Business. Pengguna dapat kembali ke 500 versi terakhir dokumen secara default, pada dasarnya memungkinkan mereka untuk kembali ke masa lalu untuk setiap dokumen hingga dan terkadang lebih dari 90 hari.
Microsoft telah mengaktifkan “Cadangan” 30 hari dari informasi di One Drive for Business pengguna , yang memanfaatkan fungsionalitas pembuatan versi untuk mengembalikan semua file di drive kembali ke titik waktu tertentu.
Pembuatan versi tidak mengizinkan pengguna untuk memulihkan dokumen yang telah dihapus, tetapi fitur tempat sampah daur ulang memungkinkan dokumen yang telah “dihapus” oleh pengguna dipulihkan ke titik waktu mereka menghapusnya hingga 90 hari.
Sinkronisasi File
Aplikasi OneDrive for Business untuk Mac dan PC memungkinkan sinkronisasi file ke komputer pengguna . Ini memungkinkan salinan desktop untuk pengeditan offline dan salinan cloud untuk akses seluler dan ketersediaan tinggi. Baru-baru ini, Microsoft memperkenalkan kemampuan PC untuk menyinkronkan file di OneDrive for Business ke desktop pengguna tanpa benar-benar menyalin file, sehingga memungkinkan pengalaman penulisan cloud sinkronisasi langsung dari perangkat pengguna tanpa harus khawatir tentang sinkronisasi file. Aplikasi OneDrive for Business juga memungkinkan sinkronisasi dokumen yang disimpan di situs SharePoint, yang menjadikannya lebih canggih untuk kolaborasi organisasi
Itu dia pembahasan seputar OneDrive, sebuah layanan penyimpanan ciptaan Microsoft. Tertarik untuk menggunakannya? Semoga bermanfaat, yaa…