Bekerja dengan tim memang menyenangkan sekaligus menantang, apalagi jika sedang menangani sebuah project. Tidak jarang kamu harus melakukan meeting berulang kali hanya untuk koordinasi tugas, memantau perkembangan masing-masing anggota, hingga berdiskusi tentang hal seputar pekerjaan. Dan biasanya persoalan waktu dan tempat kerap menjadi penghambat untuk berkumpul. Bisa pula terjadi sebaliknya, terlalu sering bertemu sampai proses kerja terganggu.
Pas banget nih, Microsoft Office 365 punya solusi jitu untuk mengatasi masalah tersebut yaitu Microsoft Planner. Microsoft Planner ini merupakan aplikasi perencanaan yang tersedia dalam platform Office 365. Aplikasi ini memungkinkan pengguna dan timnya untuk membuat perencanaan, assemble, dan menugaskan pekerjaan pada setiap anggota. Bahkan, sesama pengguna aplikasi dapat berbagi dokumen, berkomunikasi dan berkolaborasi satu sama lain, serta mendapat info seputar kemajuan pekerjaan itu.
Semua tugas tim pun dapat terselesaikan secara cepat, terorganisasi, dan masing-masing anggota tahu sudah sampai mana progress pekerjaan secara umum. Entah itu sebuah proyek besar maupun proyek kecil, kerja Anda dan tim pasti akan jauh lebih efektif dan efisien jika menggunakan aplikasi ini.
Microsoft Planner pada dasarnya merupakan aplikasi untuk mempermudah manajemen kerja tim. Konsepnya serupa dengan layanan macam Trello dan Asana, akan tetapi Planner tentu saja eksklusif untuk pelanggan Office 365, serta mengusung integrasi produk-produk Microsoft lainnya.
Bagi yang sudah pernah menggunakan Trello, pastinya gak asing lagi dengan tampilan milik Planner. Di tiap perencanaan mempunyai papan visualnya masing-masing, jadi pengguna bisa mengatur tugas dalam kolom-kolom tertentu.
3 Keuntungan Aplikasi Planner
Supaya kamu tidak ragu untuk mencoba aplikasi bawaan Microsoft 365 ini, berikut 3 keuntungan mengelola kerja tim dengan Planner.
- Terorganisasi dengan cepat
Dengan tampilan user friendly, Anda dapat membuka Planner dari Office 365 hanya dengan satu kali klik. Lalu, buatlah rencana baru, bentuk tim, pemberian tugas, dan perbarui status pekerjaan hanya dalam beberapa langkah mudah. Selain itu, setiap rencana punya board tersendiri, sehingga mudah untuk dikelompokkan sesuai status atau siapa yang mengerjakannya. Semua terorganisasi secara visual.
- Mudah bekerja sama
Fitur My Tasks memberikan daftar lengkap seluruh tugas dan statusnya terkait perencanaan yang telah dibuat. Setiap aspek dalam pekerjaan itu bisa dilihat progress-nya oleh masing-masing anggota tim. Selain itu, karena dirancang untuk Office 365, aplikasi Planner membuat Anda mudah melampirkan dokumen, mengerjakan dokumen yang sama, sambil berdiskusi tanpa berganti aplikasi.
- Tidak pernah ketinggalan berita
Bagian terbaik dari aplikasi ini adalah mampu bekerja di seluruh perangkat Anda, apa pun OS-nya. Anda tak perlu repot melakukan konversi file demi bisa kompatibel dengan OS tertentu atau bisa dibuka lewat gadget lainnya. Fitur Charts juga memudahkan Anda mengetahui sudah sampai mana pencapaian tim dalam project tersebut. Plus, Anda akan memperoleh notifikasi email pada setiap detail pekerjaan, mulai dari penugasan baru atau diskusi penting lainnya.
Bagaimana Menggunakan Microsoft Planner?
Berkat Microsoft Planner, kamu tidak akan pernah ketinggalan berita! Kamu akan menerima email pemberitahuan setiap kali ditugaskan pekerjaan atau ditambahkan ke dalam percakapan baru. Sebelum mencobanya sendiri, yuk simak dulu cara menggunakan Microsoft Planner.
- Sign in di office.com. Kamu bisa sign in menggunakan akun kantor, organisasi atau sekolah kamu, lalu pilih Planner di aplikasi Office 365.
- Untuk memulai membuat rencana, pilih New Plan. Kemudian namai rencana tersebut, atur siapa yang bisa melihatnya, dan buat deskripsi singkatnya. Lalu, klik Create Plan.
- Bila kamu ingin menambah rencana atau tugas, masukkan nama tugas dalam kotak di bawah tulisan To do, lalu pilih Add Task. Jika kamu tidak bisa menemukan kotaknya, klik tanda plus (+) untuk memperlihatkan kotak dan menambah rencana atau pekerjaanmu.
- Setelah membuat atau menambahkan tugas baru, kamu bisa mengatur siapa saja yang melihat, deskripsi, lampiran, tanggal deadline, dan sebagainya ke dalam bucket. Untuk membuat bucket dari tugas kamu, dari Board pilih Add new bucket lalu masukkan nama member ke dalam bucket.
- Selanjutnya pilih Add Member, lalu masukkan nama orang yang ingin kamu simpan. Jika kontak tidak terdaftar, maka kamu dapat mengetik alamat email orang yang dituju. Nantinya, tugas tersebut akan di-assign kepada orang yang kamu tuju via email.
Untuk lebih lengkapnya ,,, yuk kita liat skema contoh dibawah ini …
